Günümüzün hızla değişen pazar-pazarlama-iletişim koşulları, bir yandan reklamverenin gereksinimlerinin, diğer yandan reklam ajansının bunlara cevap veren hizmetlerinin yeniden tanımlanmasını gerekli kılmaktadır.

       Reklamveren, reklam ajansının yaratıcılığına her zamankinden daha fazla gereksinim duymakta; reklam ajansları da bu doğrultuda, muteber ajans olmanın gerektirdiği yetkin insan, donanım, bilgi birikimi, teknolojiyi izleme açılarından önemli yatırımlar ve yönetim organizasyonları gerçekleştirmektedir.

       İlişkinin sağlığı ve verimliliği, toplam kalite anlayışının giderek daha da yaygınlaşmasına paralel olarak, hizmet/iş alış ve verişin uzun vadeli iş ortaklığı olarak benimsenmesine, en yüksek profesyonel standardlara bağlılığa, karşılıklı saygı ve güvene, dürüstlük ve samimiyete her zamankinden de fazla bağlı hale gelmektedir.

       Bu durum, ilişkinin nasıl sürdürüleceği, reklam ajansı çalışmalarının neleri kapsayıp neleri kapsamayacağı, bu çalışmaların nerede ve nasıl kullanılacağının tanım ve koşullarının yazılı olarak düzenlenmesini gerekli kılmaktadır.

       Bu Esaslar, reklamveren-reklam ajansı ilişkisinin temel ilkelerine, ticari ve yasal açıklık getirecek; böylece ilişkinin sorunsuz yürümesi ve daha verimli olması yolunda taraflar için önemli bir başvuru kaynağı oluşturacaktır. Kuşkusuz bu Esaslar, geniş kapsamda düşünülen hizmetin ana ilkelerindeki görüş birliğini ifade etmekte olup tarafların gereksinimlerine uygun özel anlaşmalar yapmalarına engel değildir.

1. Konu ve Kapsam :

Verilecek hizmetlerin tanımlanması ve ne şekilde işletileceği, Çalışma şekil ve koşulları, Üretilenler üzerindeki hakların sahipliğinin belirlenmesi

Bu Esaslar'ın konusunu oluşturur.

2. Tarafların Yükümlülükleri :

Ajans, yukarıdaki amaçlar doğrultusunda Reklamveren ile tam bir işbirliği içinde çalışmayı, verdiği hizmetin kalitesini korumak ve yükseltmek için her türlü çabayı göstermeyi, Reklamveren'in onayı olmaksızın, reklamını yaptığı ürünlerle doğrudan rakip durumda olan başka ürünlerin tanıtımını yapmamayı;

Reklamveren ise, anlaşma kapsamı doğrultusunda Ajans'la her alanda işbirliği yapmayı, özellikle doğru ve eksiksiz bilgi vermeyi, hizmetin yürütülmesinde Ajans'ı tek sorumlu olarak görmeyi;

kabul ve taahhüt eder.

3. Reklama Güvenin Sağlanması :

Reklamın topluma ve tüketiciye karşı ortak sorumluluğunu taşıyan Reklamveren ve Reklam Ajansı olarak taraflar, kurulmuş özdenetim mekanizmasını destekler. Uluslararası Reklam Uygulama Esasları'na uymayı ve bu esaslara dayanarak verilmiş Reklam Özdenetim Kurulu kararlarına saygılı olmayı taahhüt eder. Bu anlayış içinde, reklamveren ürün veya hizmeti hakkında Ajansı'na her türlü bilgi ve veriyi sağlar, Reklam Ajansı da bu verilere dayalı doğru ve dürüst reklam üretir.

4. Gizlilik :

Ajans, Reklamveren'den aldığı ve/veya Reklamveren adına yürütülen ve karşılığı Reklamveren'ce ödenen araştırmalardan elde ettiği bilgileri, Reklamveren'in izni olmadan hiç kimseye vermemeyi/paylaşmamayı taahhüt eder. Reklamveren isterse, işin gerçekleştirilmesinde görev alan üçüncü kişilerden de bu taahhüt Ajans aracılığıyla alınır. Bu taahhüt, anlaşma bittikten sonrası için de geçerlidir.

Aynı şekilde, Reklamveren de Ajans tarafından kendisine sunulan reklam konsepti, metni, tasarımı vb. yaratıcı çalışma ürünlerinin gizliliğine uymayı, kabul edilmeyenleri kullanmamayı ve üçüncü kişilerle paylaşmamayı taahhüt eder.

5. Ajans Hizmetleri :

Taraflar arasında aksine anlaşma yapılmadıkça, tam hizmet ajansı olarak aşağıdaki işler ve hizmetler yerine getirilir:

Ajans;

a. Reklamveren'in kuruluşunu, işlerini; işleyişini, ürün ve hizmetleri ile bunların mevcut ve muhtemel pazarını, rakiplerini, sürekli izler, ayrıntılı bilgi edinir, analiz eder.

b. Reklamveren'in tanıtım ihtiyacını saptar. Buna uygun iletişim stratejisi ve planını, bunun ayrılmaz birer parçası olarak entegre iletişim planlarını (direct mailing, promosyon, vb) hazırlar.

c. Yaratıcı çalışmaları yapar.

d. Medya strateji, planlama, satın alma ve izleme işlerini gerçekleştirir (yurtiçi ve yurtdışında etkin medya planları hazırlamak ve ekonomik medya satın alma formülleri geliştirmek, uygulamak, vb).

e. TV/Sinema filmi, basın ilanı, basılı malzeme, fotoğraf, açıkhava, radyo reklam malzemesi, POP, hediyelik eşya gibi reklam ürünlerinin tasarlanmasını ve ajans içi ve dışı yapımlarını gerçekleştirir.

f. Çeşitli tanıtım, pazarlama, diğer iletişim faaliyetleri ve açıkhava etkinliklerinin organizasyonunu yapar ve satış teşkilatı toplantılarına katkıda bulunur.

6. Onay, Yetki, Değişiklik/Düzeltme :

5'inci maddede belirtilen çalışmalar ve işler Reklamveren'in onayı olmadan başlatılamaz.

6.1. Onay :

Ajans, bir kampanya için Reklamveren'in genel onayını aldıktan sonra, aşağıdaki her bir çalışmayı özel onaya sunar.

- Reklam metni, tasarım, grafik, modeller, storyboard ve/veya senaryo

- Zaman, yer ve bütçeyi kapsayan medya planları

- Reklamın çeşitli kalemlerine ilişkin (tasarım, film yapım, fotoğraf çekim ve her türlü uygulama, baskı,vb) üretim maliyet tahminleri

Onay, önceden ya da sonradan yazılı olarak verilmiş veya telefon notu ya da toplantı notu biçiminde yazılı olarak teyid edilmiş olmalıdır. Bu yazılı notlara tarafların belirleyeceği süre içinde itiraz edilmediği takdirde Reklamveren'ce onay verildiği kabul edilir.

6.2. Yetki :
a. Baskılı işlerde metin, tasarım ve tasarım bedelinin onaylanması, orijinal hazırlama ve ilgili çalışmaları yapma (foto çekimi vb.) konusunda Ajans'a yetki verir. Orijinalin ve tahmini üretim maliyetinin onaylanması ise baskıya geçme yetkisini kazandırır.

b. Televizyon, sinema ve radyo senaryolarının tahmini film program yapım maliyeti ile birlikte onaylanması, yapım kontratları ve oyuncularla sözleşme yetkisini, ses kaydı ile birlikte filmlerin ve yayın programının onaylanması ise onların yayın yetkisini Ajans'a verir.

c. Basın kampanyalarının mecralardaki yayın programının, maliyet tahminlerinin ve ilanların onaylanması ile Ajans ilgili mecralarda yer ayırtma ve ilanların yayınlanması konusunda gerekli düzenlemeleri yapma yetkisini kazanır. Ajans, mecra tarifeleri veya koşullarında yayın organlarınca yapılan herhangi bir değişikliği Reklamveren'e zamanında bildirir.

d. Diğer işlerde (tabela, hediyelik vb.) tasarım ve/veya örnek ve tahmini maliyetin onaylanması, üretim/satın alma konusunda Ajans'a yetki verir.

Ajansa yetki kazandıran bu onaylar, reklam ajansının reklamverene karşı sorumluluğunu ve onun çıkarlarını koruma konusundaki taahhüdünü ortadan kaldırmaz.

6.3. Değişiklik/Düzeltme :

Reklamveren, medya planları veya yürürlükteki çalışmalar konusunda herhangi bir değişiklik, düzeltme, iptal veya erteleme isteğinde bulunduğunda Ajans, mecralar ve aracılarla olan iş akitlerinden doğan zorunluluklarına uygun olarak, bu isteği yerine getirmeye çalışır.

İptal veya düzeltme nedeni Ajans'tan kaynaklanmıyorsa veya Ajans açısından bir mücbir sebebe dayanıyorsa, Reklamveren, ajansın üçüncü kişilerle iş bağlantılarından doğan harcama ve yükümlülüklerini karşılamayı kabul eder.

7. Ajans Komisyonu ve/veya Ücretinin Kapsamı ve Uygulaması :

İlke olarak, Reklamveren için Ajans sorumluluğunda yapılan ve/veya yaptırılan hizmetler karşılığında Ajans'ın tatmin edici bir gelir sağlaması gerekir.

Bu gelir, oranı taraflarca kararlaştırılacak bir komisyon olabileceği gibi, bunun yerine

* Sabit ücret
* Proje bazında ücret
* Harcanan zaman bazında ücret
* Minimum ücret garantisi
* Komisyona ek ücret
biçiminde de olabilir.

Taraflar hangi biçimi kabul etmişlerse, onun koşullarını aralarında kararlaştırırlar.

A) Komisyona tabi giderler:
a-Yayın Giderleri:

* Mecralara ödenen yayın ücretleri (açıkhava mecrasındaki satın alma ve yer kiralama ücretleri, afiş yapıştırma, ilan dağıtım giderleri, radyo reklam ajanslarına yapılan ödemeler vb. dahil)

b- Yapım Giderleri:

* Basın ilanları (gazete, dergi vb.); her türlü basılı malzeme (afiş, afişet, pankart, broşür, katalog, kitap, dergi, yıllık rapor, takvim, ajanda, çıkartma, etiket vb.); açıkhava malzemesi (bilboard, duvar- yol panoları, stad panoları, ışıklı tabela, bez afiş, bayrak, flama, hediyelik eşya, vb.); TV, sinema filmleri, radyo programları ile ilgili her türlü yapım giderleri

c- Diğer Giderler:

* Sponsorluk, satış noktası tanıtımı, event organizasyonları, doğrudan postalama, pazarlama, tüketici ve satış promosyonları,

reklamı tamamlayıcı diğer pazarlama ve iletişim faaliyetlerinde önceden önerilen ve onaylanan fiyat ve ücretler

B) Komisyon uygulanmadan fatura edilecek giderler:

* Araştırma giderleri (stratejik araştırmalar, tüketici davranışları, ürün kabulü ve pazar araştırmaları vb.)

* Vergiler,

* Reklamverenin işi için yapılan şehirlerarası ve yurt dışı seyahat giderleri.

C) Fatura Edilemeyecek Giderler:

* Ajansın genel yönetim, personel eğitimi, mesleki toplantı giderleri ile reklamverene daha kaliteli hizmet sunabilmek için sektörleri ve rakipleri izlemek, tanımak, analiz etmek vb. açılarından yapılacak çalışmalar, araştırmalar ve değerlendirme raporları ile ilgili giderler,

D) Barter Anlaşmaları:

* Reklam yayın ücretinin Reklamveren'ce mal karşılığında ödenmesi (barter) söz konusu olduğunda, Reklamveren'e uygulanan yayın tarifesi veya tarafların üzerinde anlaşacakları bedel üzerinden komisyon esasına göre çalışılabilir.

8. Ödemeler :

Ajans ilke olarak, kendi hizmetini finanse eder, Reklamveren'in reklamını finanse etmez. Öte yandan Reklamveren'in kendi işi için yaptığı ödeme, Ajans'ın ya da bir başka reklamverenin finansmanında kullanılamaz.

Ödemelerde kural olarak mecraların ödeme zamanları ve koşulları ile ajansın mecra karşısında muhatap olduğu diğer avantaj ve yaptırımlar (ör: erken ödeme, vade farkı, KDV'yi süresi içinde ödeme vb.) Reklamveren ile ilişkilerde aynen uygulanır. Koşullar lehte ya da aleyhte değiştiğinde, yeni koşullar Reklamveren'e yansıtılır.

Yapım, satın alma, organizasyon vb. işlerde avans ödenmesi gerekiyorsa, 6.1. Madde gereğince alınacak maliyet tahmini onayında belirtilmesi kaydıyla, bu avans Reklamveren'ce zamanında ödenir.

Ödemelerde gecikme halinde uygulanacak vade farkı oranını taraflar aralarında kararlaştırırlar.

Yapımı uzun süren işlerde kısmi fatura çıkarılabilir.

Ajans tarafından üçüncü kişilere yaptırılan işlere ait fatura ve harcama belgeleri istendiğinde Reklamveren'e gönderilir.

9. Muhasebe Kayıtları :

Ajans ve Reklamveren'in hesap mutabakatı sağlanması bakımından her iki taraf da karşılıklı azami kolaylığı gösterir. Ajans'ın Reklamveren'le ilgili çalışmalarının muhasebe kayıtları Reklamveren yetkililerine açık olacaktır.

10. Malzemenin ve Bağlantıların Devri :

Mecralara teslim edilmiş olanlar dışındaki reklam malzemesi, anlaşmanın sona ermesini müteakip Reklamveren'e iade edilir. Anlaşmanın yürürlüğü süresince bu malzeme Reklamveren'in kabulü halinde Ajans tarafından 1 yıl saklanır, sonra tarafların mutabakatıyla imha edilebilir. Ayrıca, anlaşma sona erdiğinde, cari hesap bakiyesinin Reklamveren tarafından ödenmiş olması kaydıyla, mecralarda ayrılan yer veya süreler ile üçüncü şahıslara verilmiş olan siparişler, yapılmış bağlantılar ve anlaşmalar ile bunlardan doğan hak ve yükümlülüklerin devredilmesi konusunda Ajans her türlü işbirliğini taahhüt eder.

11. Hakların Geçerliliği :
Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu'nda yer alan mali haklar:

a) Yayın üzerinden komisyon ödenmesi şartı ile ve komisyon ödendiği sürece kullanımı reklamverene ait olacağı gibi,

b) Tarafların anlaştığı koşullar çerçevesinde reklamverene tümüyle devredilebilir.

Ajans dışarıya yaptırdığı işlerdeki mali hakları, Reklamveren'e devretmek üzere işi yapandan tümüyle ve koşulsuz olarak devralmakla yükümlüdür.

12. Üçüncü Şahıslarla İlişkiler :

Reklam mecralarıyla veya dışarıya yaptırılan işler için üçüncü kişilerle kurdukları ilişkilerde, Reklamveren ve Reklam Ajansı bu Esaslar'da belirtilen haklarını ve çıkarlarını karşılıklı olarak korurlar.

13. Anlaşmanın Sona Erdirilmesi :

Reklamveren ile Reklam Ajansı arasındaki anlaşma taraflardan birinin diğerine yazılı bildirimi ile bildirim tarihinden itibaren 90 günlük ihbar süresi sonunda karşılıklı olarak feshedilir. Böyle bir durumda yürürlükte olan işlerin bitirilmesi, karşılıklı mutabakatla düzenlenecek bir protokol ile yürütülür. Böyle bir bildirim olmadığı sürece de yürürlükte kalır.