Her alanda olduğu gibi reklam sektörünün tüm kademelerinde de sağlıklı, verimli, ömürlü ilişkiler için anlaşma zeminlerine ve ortak standartlara ihtiyaç bulunmaktadır. Özellikle film yapım endüstrisindeki hızlı gelişme ile birlikte karmaşıklaşan hizmetin tanımının yeniden yapılmasıve kurumsallaşmanın ilkelerinin açıklıkla ve objektif biçimde ortaya konması kaçınılmaz hale gelmiştir.

       Bu ilkeler, her iki Derneğin üyesi olduğu European Association of Communications Advertising Agencies (EACA) ile Commercial Film Producers of Europe'un (cfp/EUROPE) ortak mutabakatını belirleyen sözleşme ve fikri mülkiyet haklarını düzenleyen Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu dikkate alınarak Reklamcılar Derneği ve Reklam Filmi Yapımcıları Dernekleri tarafından hazırlanmış ve Reklamverenler Derneği tarafından benimsenmiştir.

        Bu ilkeler bütününde yer alan hükümler, reklam ve tanıtım filmi yapımında uyulması konusunda mutabakata varılan ilkeleri, vazgeçilmesi mümkün olmayan asgari hakları ve genel uygulama koşullarını içermektedir.

       Yapım Sözleşmesi, Bütçe İstek Formu ve Yapım Bütçesi üçlüsü, ilişkileri düzenleyen ilkeler bütünüdür. Yükümlülükler ve sorumluluklar açısından tarafları bağlar. İş önerileri bu metinlerin doğru düzenlenip, karşı tarafa iletilmesiyle başlatılır. Tarafların mutabık kaldıkları nihai metin, akdi ilişkinin hukuksal dayanağını oluşturur. Taraflar dilerlerse rehber niteliğindeki bu metinlere yeni ve değişik hükümler de koyabilirler.

Tanımlar

Sözleşmede geçen:
"Reklamveren" deyimi, reklam filminin yapım ve yayın giderlerini ve bunlar üzerinden belli bir komisyonu reklam ajansına ödemesi karşılığında filmin yayın hakkını elde eden kuruluşu,
"Reklam Ajansı" (Ajans) deyimi, reklam fikri ve filmin senaryosunun yaratıcılığına ilişkin fikri hakkın sahibi olan ve reklamverene karşı filmin nihai kalitesini taahhüt eden reklam üretim ve hizmet kuruluşu,
"Film Yapım şirketi" (şirket) deyimi, filmin yönetimine ilişkin fikri hakkın sahibi olan ve filmin yapımcılığını üstlenen reklam ajansına muhatap kuruluşu,
"Sanatçı" deyimi, şirket'e muhatap olarak filmin yapımında görev alan, oyuncu, sunucu, dublaj sanatçısı gibi komşu haklara sahip icracıları, sanatçıları
ifade eder.
Bu sözleşmede reklam ajansı"Ajans", film yapım şirketi "şirket" olarak anılacaktır.


1. Haklar ve Yükümlülükler

Reklam fikri ve senaryonun yaratıcılığına ilişkin olarak Ajans, filmin yönetimine ilişkin olarak şirket, eğer varsa özgün müziğin yaratıcılığı açısından besteci, reklam filminin ortak eser sahibidirler.

Eserin aslı (master bandı) dışındaki çekimler Ajans ve şirket'in ortak mülkiyetindedir. Bunların yeni bir film yapımı veya mevcut filmin değiştirilmesi için kullanılması her ikisinin ortaklaşa rızasına bağlıdır.

Ancak, Ajans ile Reklamveren'in anlaştığı koşullar çerçevesinde, bu çekimler Reklamveren'e tümüyle devredilebilir.

a) Ajans Açısından

Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu'nda yer alan mali haklar:

i) Ajansa yayın üzerinden komisyon ödenmesi şartı ile ve komisyon ödendiği sürece kullanımı Reklamveren'e ait olabileceği gibi,

ii) Ajans ile anlaştığı koşullar çerçevesinde, bu haklar Reklamveren'e tümüyle de devredilebilir.

Ajansla Reklamveren arasındaki mutabakatı gösteren yukarıdaki hükümler, şirket ile Ajans arasında, bu maddenin (b) bendi hükmü saklı kalmak kaydıyla geçerlidir.

Bütçe İstek Formu'nda mutabık kalınan koşullara uyulması şartıyla, filmin yapımında sorumluluk üstlenen şirket, Ajans tarafından filmin kabul edilmesi ve sözleşme gereği ücretinin ödeme takvimine bağlanmış veya tamamen ödenmiş olması halinde, yönetmenin ve varsa özgün müzik bestecisinin eser sahipliği haklarını Ajans'a devreder ve film üzerinde herhangi bir mülkiyet hakkı iddiasında bulunamaz.

Yasalar karşısında asıl sorumlu olarak Ajans, filmin yurtiçinde ya da yurtdışında yayını ile ilgili tüm yasalara uymakla yükümlüdür. Öte yandan şirket, bu sözleşmede belirtilenlere ek olarak, filmin senaryo ve brief'e göre gerçekleşmesini engelleyecek her türlü yasal kısıtlamayı çekimden makul bir süre önce Ajans'a iletmek zorundadır.

Filmin yapımında oyuncu, müzisyen, dublaj sanatçısı vs.nin sağlanmasını Ajans üstlenmiş ise o filmin değişiklikler, versiyonlar ya da başka bir reklam filminde kullanılacak çekimleri konusundaki onayları alma ve ödemeleri yapma sorumluluğu da Ajans'a aittir.

b) Şirket Açısından:

Şirketin, bestecinin ve komşu hak sahiplerinin hakları, bu sözleşmede belirtilenler dışında herhangi bir ek ödeme sözkonusu olmaksızın, filmin yurt içindeki ya da Bütçe İstek Formunda belirtilen ülkelerdeki ilk yayın tarihinden itibaren aynı formda kararlaştırılan süre ile Ajans'a devredilir. Şirket, bu konuda bestecinin ve komşu hak sahibi sanatçıların rızasını işin başlamasından önce almakla yükümlüdür.

Bu sözleşmenin uygulanmasında, şirket (yönetmen) açısından versiyon, mevcut filmin ihtiyaçlara cevap verememesi nedeniyle yeni kurgu ve/veya plan eklenmesiyle başlıbaşına yeni film sayılacak kadar değişikliğe uğraması(senaryonun ve ana öykünün tümüyle başkalaşması, marka değişmesi gibi) durumudur. Bu durumda şirkete (yönetmene) ödenecek ücret taraflar arasında ayrıca kararlaştırılır.

Filmin yabancı ülkelerde gösterimi söz konusu olduğunda şirket (yönetmen) ve oyuncu için doğabilecek telif hakları gösterilecek ülke sayısı dikkate alınarak taraflar arasında belirlenir.

Bütçe İstek Formu'nda belirtilmeyen ya da ortaya çıkan yeni durumlarda taraflar aralarında görüşerek anlaşmaya varırlar.

c) Sanatçı Açısından:

Filmin yapımında görev alan sanatçıların "komşu hakları", Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu'ndaki hükümlere uygun olarak korunur.

Bütçe istek formunda belirtilen süre içindeki kullanımlar için ana filmin versiyonu niteliğindeki değişiklikler dolayısıyla oyuncuya ödenecek ek ücret asıl ücretin % 50'sini geçemez.

Bu sözleşmenin uygulanmasında oyuncu açısından versiyon, filmin yeni oyuncu planları eklenerek değiştirilmesidir.

Filmin tümünün veya bazı planlarının, ya da tek karesinin hareketli ya da hareketsiz görüntü olarak değişik mecralarda kullanılması halinde oyuncu için telif hakkı doğar. Bu ilk gün ücretinin % 50 sini geçmez.

Film üzerinde versiyon ya da diğer her türlü ek çalışma gerektiren değişiklikler veya değişik mecrada kullanılması dolayısıyla, dublaj sanatçısına ödenecek ek ücretler, asıl ücretin % 50'sini geçemez.


2. Yapım Sonrası (Post Prodüksiyon)

a) Bitmiş ve kabul edilmiş filmlerde Ajans'ın sonradan gerekli göreceği değişiklikler ve ekler şirket tarafından, aralarında anlaşmaya varacakları bir fiyat üzerinden yapılır.

İstenen değişiklik ya da ekler yapım öncesi toplantı (PPM) tutanağına ya da storyboard'a uygun yapılmayan çekimlerin düzeltilmesi için istenmiş ise, herhangi bir ücret ödenmez.

b) Ajans, yabancı dillerde versiyonlar söz konusu olduğunda, başka yapım şirketlerinden yararlanarak film(ler) üzerinde, değişiklikler ve eklemeler yapabilme hakkına sahiptir. Uygulanabilirliği olan durumlarda (örneğin ortak dil nedeniyle) şirket'e böyle ek çalışmalar için teklif verme fırsatı tanınması hakkı saklı kalarak, şirket yabancı dil versiyonunu(larını) yapmak için gerekli bütün malzemeleri serbest bırakır ve gerekli bütün izinleri verir.

c) Ajans devraldığı hakları kullanma süresi içinde, aynı müşteri ve aynı ürün grubu için yeni bir reklam filminde kullanılmak üzere tamamlanmış film(ler)i ya da alternatif çekimlerini kullanması gerektiğinde; briefing sırasında şirket'in Bütçe İstek Formu'nda bilgilendirilmiş olması ve teklifte bulunma fırsatı tanınmış olması şartıyla, şirket ek bir ödeme gerekmeksizin böyle ek kullanımlara izin verecektir.

d) Tamamlanmış filmde Ajans, kullanılanlar dışında çekilmiş alternatif planlara ihtiyaç duyuyorsa, orijinal iş kopyasından, uygun alternatif çekimler kullanabilir. Bunun için şirket'e post production harcamaları ile iki taraf arasında belirlenecek uygun bir komisyon dışında herhangi bir ödeme yapmaz.


3. Ödeme Koşulları

a) Sözleşme tutarının %50'si bütçenin onaylanmasıile birlikte, bakiyesi Reklamveren tarafından filmin onaylanmasını izleyen 30 gün içinde ödenir. (Alternatif ödeme koşullarında bu bend sözleşmeden çıkarılır.)

b) Ödeme koşullarına uyulmaması halinde 1. maddeye göre Ajans'a devredilen haklar geçerliliğini kaybeder.

c) Yapımın ertelenmesi ya da iptal edilmesi halinde 6. madde hükümleri uygulanır.


4. Sigorta

Aşağıdaki sigorta türlerinden, filmin özelliğine göre gerekli olanların yapılmasıbeklenir.

* Filmin yapım ve yıkanması aşamasında şirket tarafından sağlanan ekipmanın veya filmin zarar görmesi.

* Filmin negatifi ve/veya video kasetinin ajansın ve reklamverenin onaylaması aşamalarıda dahil olmak üzere kullanma süresi boyunca korunması sırasında uğrayabileceği zararlar.

* Filmin çekimi veya çekim için yapılan seyahat sırasında sanatçılar ve diğer icracıların uğrayabilecekileri zararlar (bu kişileri ajans sağlamış olsa da sigorta gereklidir).

* Şirket tarafından sağlanan sanatçının çekime gelmemesinin doğurduğu zarar.

* Filmin yapımında şirket tarafından kadrolu ya da anlaşmalı olarak çalıştırılan gerçek kişilerin ya da şirket/Ajans elemanlarının çekimle ilgili uğradıkları zararlar.

* Kötü hava koşullarının neden olacağı ertelemenin doğuracağı zararlar.

* Diğer (sözleşmede belirtilir)

Yukarıdaki sigortalar sorumluluklarına göre Ajans ya da şirket tarafından yapılır.

Şirket ve Ajans açılarından sigortalanacak durumlarla ilgili sigorta prim ve giderleri filmin maliyetine dahildir.


5. Onaylar

Brief'in verilmesinden filmin teslimine kadar gerekebilecek tüm onaylar ve kullanılacak formlar için:

a) Yaratıcı konularla ilgili onay vermeye yetkili kişi,

b) Bütün diğer onaylar, izinler ve mali taahhütler için onay vermeye yetkili kişi belirtilir.

Yukarıdaki kişilerin onaylarının geçerli olabilmesi için, Ajans adına imzaya yetkili kişinin parafının da bulunması gereklidir.


6. Erteleme ve İptal

İşin siparişinden sonra ertelenmesi ya da iptali söz konusu olursa aşağıdaki gibi hareket edilir:

a) Kural olarak erteleme ya da iptale kusurlu hareketiyle sebep olan taraf, karşıtarafın bu yüzden doğan zararını öder.

b) Erteleme, iş ilişkilerinde makul sayılabilecek nedenlere dayanıyorsa, karşıtaraf yeni bir iş takvimi belirlenmesi konusunda iyi niyetli işbirliğine hazır olur.

c) İşin iptali, taraflardan herhangi birinin kusurundan ileri gelmiyorsa, (örneğin kötü hava koşulları) bu hallere karşı sigorta da yapılmamışsa, o ana kadar yapılan harcamalar ve bağlantıların gerektirdiği ödemeler filmin maliyetine dahil edilir. şirket ayrıca zarar-ziyan talebinde bulunamaz.


7. Uyuşmazlıkların Çözümü

Taraflar, aralarındaki sözleşmenin uygulanmasından ya da yorumlanmasından doğabilecek uyuşmazlıkları öncelikle iyi niyet içerisinde görüşerek çözmeye gayret ederler.

Böylece sonuç alınamadığı taktirde, uyuşmazlığın Hukuk Usulü Mahkemeleri Kanunu'nun 516-536 maddelerine göre tahkim yolu ile çözümüne gidilir. Bu aşamada bir taraf hakemini seçerek karşıtarafa yazılı olarak bildirir. Diğer taraf da bir hafta içinde kendi hakemini seçip karşı tarafa bildirir. Üçüncü tarafsız hakem bir hafta içinde Reklamverenler Derneği Başkanıtarafından seçilir ve taraflara bildirilir.

Hakem Kurulu üçüncü aracının başkanlığında bir hafta içinde İstanbul'da toplanır ve 15 gün içinde Hukuk Usulü Muhakemeleri Kanunu hükümlerine göre kararını verir. Hakem Kurulu kararı HUMK gereğince kesindir. Taraflar arasındaki sözleşme bir tahkim sözleşmesidir.



Özel Hükümler

Aşağıda başlıkları yazılı formlar bu sözleşmenin ayrılmaz bir parçasıdır. Formlarda yeralan hususlar sözleşme hükmündedir. şirket tarafından doldurulup Ajans ile mutabık kalınarak imzalanacak bu formlar tamamlanmadan işe başlanamaz.

1. Bütçe İstek Formu
2. Bütçe Önerisi

Sözleşme ve eklerinin ve bunlara ilişkin onayların tüzel kişilikleri ilzam edecek yetkili imza ve kaşeleri taşımaları şartıyla, fax yolu ile karşı tarafa gönderilmesi tebliğ hükmündedir.



Yapım Süreci Önerisi

Senaryosuna, işin ivediliğine ya da çalışma ilişkilerine bağlıolarak her filmin yapımında farklı üretim yöntemi izlenebilir, özel takvim uygulanabilir. Ancak yapımın verimli olabilmesi için, ilkelerin hazırlayıcısı Dernekler'ce aşağıdaki sürecin izlenmesi önerilmektedir.

1. Ayrıntılı brief toplantısı ve Bütçe İstek Formu'nun doldurulması.
2. Bütçe önerisi, ödeme koşulları ve yapım takvimi.
3. Bütçe onayı ve avans ödenmesi.
4. PPM toplantısı ve tutanağı. Storyboard ve çekim storyboard'u.
5. Ajans onayları.
6. Sanatçılarla anlaşma sağlanması.
7. Mekan anlaşmalarının sağlanması.
8. Çekim.
9. Post Prodüksiyon.
10. Filmin, Ajans'a ve Reklamveren'e sunumu.
11. Gerekliyse değişikliklerin ve düzeltmelerin yapılması.
12. Onay ve yayın kopyalarının teslimi.
13. Faturalandırma ve kalan ödemelerin sonuçlandırılması.